Главный повод проведения больших корпоративных мероприятий - это возможность поделиться опытом, обучение сотрудников, их взаимосвязь. Чтобы подготовить подобное мероприятие, нужно понимать не только масштабы проведения, но и то, насколько это важно. Не всегда внутри предприятия есть человек, владеющий подобными знаниями, поэтому часто приходится обращаться за помощью в профессиональные агентства.
Конечно же, встречи будут сопровождаться деловыми беседами, докладами, но при этом нельзя забывать, что атмосфера всегда должна оставаться непринуждённой, приятной для всех собравшихся. Поэтому важным вопросом будет выбор места проведения, то есть, конференц-зала.
Полностью исключается возможность аренды банкетных залов, атмосфера которых не располагает к работе. Точная дата проведения тоже должна быть оговорена заранее. Нужно заранее забронировать зал, позаботиться о его подготовке к нужному часу.
Следующий важный вопрос - это организация мероприятий с участием иногородних гостей. Для некоторых из них понадобятся номера в местных гостиницах. Вопрос расселения не может остаться "за кулисами".
Во внимание следует принимать и то, будут ли все участники собраны в едином месте или потребуется интернет-соединение? Кто-то отправился в командировку, кто-то в данный момент в отпуске, но желает поучаствовать в мероприятии. Для всех желающих доступ должен быть открыт. Встреча с помощью программ быстрого общения, которые предусмотрены в сети, позволит принимать участие и всем тем, кто не может находиться со всей командой сегодня и сейчас. Если подобный "телемост" имеет место быть, то заранее необходимо проверить скорость соединения, в случае необходимости, настроить связь таким образом, чтобы она была бесперебойной.
Нужно ли составлять сценарий? Безусловно, предусмотрено должно быть всё, только так можно надеяться на планомерную работу с отдыхами и перерывами. Обязательно должны включаться рабочие моменты, время выделяется и на встречу, и на регистрацию всех участников массового корпоративного мероприятия, а также кофе-брейк, обед. Если это длительное событие, то необходим и финальный фуршет.
Любой профессиональный организатор знает, что каждому гостю будет приятен даже минимальный знак внимания. Для этого предусматривается сувенирная продукция. Конечно, каждый придёт с блокнотом и ручкой, но канцелярский минимум должен быть тоже.
Можно подготовить и рекламную продукцию. Грамотная организация и проведение корпоративного мероприятия - залог качественной работы.
